1. Allgemeines

1.1 Der ÖBB-Immobilienmanagement GmbH, Lassallestraße 5, 1020 Wien, FN 249152a, ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und die datenschutzkonforme Verarbeitung dieser Daten wichtig. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Datenschutzgesetzes.

Aufgabe der ÖBB-Immobilienmanagement GmbH ist gemäß § 24 des Bundesgesetzes zur Neuordnung der Rechtsverhältnisse der Österreichischen Bundesbahnen (Bundesbahngesetz) idgF die Verfügung über die Nutzungsrechte sowie die bestmögliche Bewirtschaftung (einschließlich der Verwaltung) und Verwertung der Liegenschaften der ÖBB-Infrastruktur AG, (ausgenommen jene der Schieneninfrastruktur gemäß § 10a Eisenbahngesetz 1957).

Zu diesem Zweck erhebt und verarbeitet die ÖBB-Immobilienmanagement GmbH die in Punkt 2 genannten Daten im Auftrag der ÖBB-Infrastruktur AG.
In dieser Datenschutzerklärung erklären wir, wie wir als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung personenbezogene Daten über Sie erheben, allenfalls weitergeben und nutzen, und wie Sie Ihre Betroffenenrechte ausüben können.

1.2 Sollten Sie Fragen bezüglich der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, kontaktieren Sie uns bitte über Frau Mag. Dorothea Klaus, die Datenschutzbeauftragte unseres Unternehmens unter datenschutz.immo@oebb.at oder per Post an „ÖBB-Immobilienmanagement GmbH, Zentrale Recht, z.Hd. Datenschutzbeauftragte, Lassallestraße 5, 1020 Wien“.

2. Arten personenbezogener Daten und Verarbeitungszwecke

2.1 Daten, die Sie freiwillig bereitstellen

2.1.1 „Kontaktdaten“ wie Anrede, Titel, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.

2.1.2 „Kundendaten“, die Sie uns (z.B. als Interessent an einer Liegenschaft der ÖBB-Infrastruktur AG als Bestandnehmer, Käufer oder sonstiger Vertragspartner) bekannt geben oder die wir zur Erbringung und Abrechnung unserer Leistungen benötigen wie Anrede, Titel, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firmenzugehörigkeit des Ansprechpartners beim Kunden, Kundennummer, Vertragsdaten (Mietobjekt, Vertragsbedingungen, Entgelte etc.), Grundbuchsdaten, Bestell- und Verbrauchsdaten, Zahlungsdaten des Kunden.

2.1.3 „Lieferantendaten“, die Sie uns als Vertragspartner im Zuge der Vertragsabwicklung bekannt geben wie Anrede, Titel, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firmenzugehörigkeit des Ansprechpartners beim Lieferanten, Zahlungsdaten des Lieferanten.

2.1.4 Wir verarbeiten diese Daten zu folgenden Zwecken:

• Zur Anbahnung und Abwicklung einer Geschäftsbeziehung, bzw. des Vertragsverhältnisses im Rahmen der Verwaltung und Verwertung der Liegenschaften und Objekte einschließlich automationsunterstützt für diese Zwecke erstellter und archivierter Text-dokumente wie insbesondere Vorschreibungen und Abrechnungen des Miet-/Pachtzinses.
• Zur Abrechnung unserer Leistungen.
• Zur Mitteilung von wichtigen, unsere Leistungserbringung betreffenden Informationen (z. B. Baumaßnahmen auf Eisenbahnanlagen oder andere Einschränkungen des Betriebes, die Sie betreffen können sowie Erweiterungen unserer Infrastruktur).
• Zur Errichtung von Verträgen (z.B. Bestandverträge, Kaufverträge, Dienstbarkeitsverträge, etc.) samt deren grundbücherlicher Durchführung.
• Zur Begründung von Baurechten oder Superädifikaten.
• Zur Begründung grundbücherlicher Rechte und Verpflichtungen (z.B. Vorkaufs-Fruchtgenussrechte, Vorrangeinräumungen etc.).
• Zur Löschung oder Freilassung von Dienstbarkeiten, Reallasten, Pfandrechten oder sonstigen dinglichen Rechten.
• Zur Durchführung von Gerichtsverfahren und Vergleichen.
• Zur Abwicklung von Ratenvereinbarungen.
• Zur Abrechnung unserer Leistungen.
• Zur Umsetzung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen.

2.1.5 Wenn wir Sie um andere als die oben angegebenen personenbezogenen Daten bitten, werden wir Ihnen diese und die entsprechenden Zwecke zum Zeitpunkt der Erfassung mitteilen.

2.2 Daten, die wir automatisch erfassen, Cookies und ähnliche Technologien

2.2.1 Informationen zu personenbezogenen Daten, die wir gegebenenfalls bei Besuch unserer Website automatisch erfassen, sowie zu Cookies und ähnlichen Technologien entnehmen Sie bitte den Nutzungsbedingungen für unsere Website.

2.2.2 Die von der ÖBB-Immobilienmanagement GmbH für Ihre Kunden und Geschäftspartner zur Verfügung gestellten Systeme (z.B. unser Tool zur Abwicklung des konzernweiten Immobilienservice) führen System- und Applikationslogs im üblichen Ausmaß zum ausschließlichen Zweck der Fehleranalyse durch. Darunter fallen die IP-Adresse und je nach verwendetem System gegebenenfalls der vom User verwendete Browser. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist das berechtigte Interesse an der Gewährleistung der Netzwerk- und Datensicherheit und der Funktionsfähigkeit der Systeme, das nicht durch Ihre Datenschutzinteressen oder Grundrechte und Grundfreiheiten außer Kraft gesetzt wird (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

2.3 Daten, die wir von externen Quellen erhalten

2.3.1 Wir können gelegentlich personenbezogene Daten über Sie von externen Quellen erhalten (wie Daten aus öffentlich zugänglichen Registern, dem Firmen- oder Grundbuch, aus veröffentlichten Angaben auf Webseiten Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation oder wenn Sie eine Anfrage/Beschwerde, die die ÖBB-Immobilienmanagement GmbH betrifft, an ein anderes Unternehmen des ÖBB-Konzerns richten und diese zur Bearbeitung an die ÖBB-Immobilienmanagement GmbH weitergeleitet wird). Dabei prüfen wir, dass diese Dritten entweder Ihre Einwilligung haben oder auf sonstige Weise rechtlich befugt oder gezwungen sind, uns Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen.

2.3.2 Die Arten von Daten, die wir von Dritten erheben, umfassen personenbezogene Daten, die aus öffentlichen Büchern ersichtlich sind oder Ihre Kontaktdaten aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen wie Unternehmenswebseiten. Wir verwenden die Daten, die wir von diesen Dritten erhalten, zu folgenden Zwecken:

• Um die Richtigkeit der von uns geführten Aufzeichnungen über Sie aufrechtzuerhalten und zu verbessern.
• Um mit Ihnen in Ihrer beruflichen Funktion oder beispielsweise als Anrainer im Nahebereich eines Bauvorhabens Kontakt aufzunehmen und Sie über wichtige Eisenbahnprojekte zu informieren, von denen Sie betroffen sein können und Sie gegebenenfalls in der Projektabwicklung einbinden zu können.
• Um eine uns betreffende Anfrage/Beschwerde zu bearbeiten.

3. Empfänger der Daten

3.1 Wir können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben:

3.1.1 An unsere Konzernunternehmen, Auftragsverarbeiter und Partner, die Datenverarbeitungsdienste für uns erbringen oder die auf sonstige Weise personenbezogene Daten für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke verarbeiten oder die Ihnen mitgeteilt werden, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen. Eine Aufstellung der wichtigsten Konzernunternehmen des ÖBB-Konzerns finden Sie im Bereich ÖBB-Konzern/Organisation.

Unser zentraler Auftragsverarbeiter für Leistungen im Bereich Informationstechnologie (z.B. Betrieb von IT-Systemen, technische Wartung und Entstörung) ist die ÖBB-Business Competence Center GmbH, Lassallestraße 5, 1020 Wien, FN 248730 f, ein Unternehmen des ÖBB-Konzerns.

3.1.2 An eine zuständige Vollstreckungsbehörde, eine Aufsichtsbehörde oder staatliche Stelle, ein Gericht oder sonstige Dritte, wenn die Offenlegung notwendig ist,

• aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften,
• zur Ausübung, Wahrung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte oder
• zum Schutz Ihrer wichtigen Interessen oder der wichtigen Interessen einer anderen Person.

3.1.3 An einen potenziellen Käufer (und seine Vertreter und Berater) in Zusammenhang mit einem geplanten Kauf, Zusammenschluss oder der Übernahme unseres Unternehmens (oder eines Teiles davon), sofern wir den Käufer davon unterrichten, dass er Ihre personenbezogenen Daten nur für die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Zwecke nutzen darf.

3.1.4 An private und öffentliche Stellen, die Informationen im Zusammenhang mit dem Vertragsobjekt, bzw. Liegenschaft bekannt geben können oder benötigen (z.B. Rauchfangkehrer), Versicherungen, Finanzamt oder sonstige Behörden, Steuerberater und Rechtsanwälte (bei Durchsetzung von Rechten und Abwehr von Ansprüchen oder im Rahmen von Behördenverfahren) und dgl.

3.1.5 An beauftragte Professionisten/Dienstleister (z.B. Kontaktaufnahme bei Schadensbehebung), Makler, Interessenten, Käufer, Investoren (berechtigtes Interesse am Verkauf der Liegenschaft).

3.1.6 An jede andere Person, sofern Sie der Offenlegung zustimmen.

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

4.1 Die Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten hängt von dem spezifischen Kontext, in dem wir sie erfassen, ab.

4.2 In der Regel werden wir Ihre personenbezogenen Daten nur verarbeiten, wenn wir Ihre Einwilligung hierfür haben (Art 6 Abs 1 lit a EU Datenschutz-Grundverordnung, "DSGVO"), wenn wir die personenbezogenen Daten benötigen, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO), oder wenn wir für die Verarbeitung ein berechtigtes Interesse haben, das nicht durch Ihre Datenschutzinteressen oder Grundrechte und Grundfreiheiten außer Kraft gesetzt wird (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Solche berechtigten Interessen der ÖBB-Immobilienmanagement GmbH bestehen beispielsweise in der zeitgerechten, vollständigen und konsistenten Beantwortung von Anfragen oder Beschwerden, der Information von Bestandnehmern, Käufer, Anrainern, Behörden und Geschäftspartnern über wichtige diese Personen betreffende Angelegenheiten, Projekte sowie der effizienten Projektabwicklung unter Beteiligung aller Projektpartner. In einigen Fällen kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sein, um eine uns treffende rechtliche Verpflichtung zu erfüllen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) wie etwa gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person zu schützen (Art 6 Abs 1 lit d DSGVO).

4.3 Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund anderer, oben nicht genannter berechtigter Interessen (oder derjenigen eines Dritten) verarbeiten, werden wir Sie zum gegebenen Zeitpunkt über diese berechtigten Interessen informieren.

5. Datenaufbewahrung

5.1 Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten auf, solange dies für die Zweckerfüllung erforderlich ist oder vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen oder berechtigte Interessen bestehen (z.B. um eine von Ihnen angefragte Leistung zu erbringen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen oder Rechtsansprüche geltend zu machen).

5.2 Sobald keine legitimen Zwecke für die weitere Aufbewahrung der personenbezogenen Daten bestehen, werden diese entweder gelöscht oder anonymisiert. Falls dies nicht möglich ist (etwa weil Ihre personenbezogenen Daten in Backup-Archiven gespeichert wurden), werden wir Ihre personenbezogenen Daten sicher speichern und sie keiner weiteren Verarbeitung zugänglich machen, bis die Löschung möglich ist.

6. Betroffenenrechte

6.1 Allgemein möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Ihnen als betroffene Person gegenüber der Verantwortlichen bei Vorliegen der jeweiligen von der DSGVO festgelegten Voraussetzungen im Einzelfall die nachfolgenden Rechte zustehen:

• Recht auf Berichtigung und Löschung (Artikel 16 DSGVO)
  d.h. das Recht auf Berichtigung allenfalls unrichtiger Daten, die Ihre Person betreffen (z.B. Schreibfehler).
• Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO)
  d.h. das Recht, dass personenbezogenen Daten gelöscht werden, sofern diese Löschung durch die in Artikel 17 DSGVO vorgesehenen Anwendungsfälle gedeckt ist, beispielsweise dann, wenn wir Daten zu Unrecht verarbeiten würden.
• Recht auf Einschränkung (Artikel 18 DSGVO)
  d.h. das Recht der betroffenen Person vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Voraussetzungen des Artikels 18 DSGVO vorliegen.
• Recht auf Datenportabilität (Artikel 20 DSGVO)
  d.h. das Recht der betroffenen Person, die von ihr bereit gestellten Daten in einem interoperablen Format zu erhalten.
• Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)
  d.h. das Recht der betroffenen Person einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu erheben, sofern die Voraussetzungen des Artikels 21 DSGVO vorliegen.

Gemäß Artikel 77 DSGVO und § 24ff DSG haben Sie als betroffene Person ferner u.a. auch die Möglichkeit, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzubringen, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Bestimmungen der DSGVO verstoßen sollte. Die für die ÖBB-Immobilienmanagement GmbH zuständige Datenschutzbehörde ist die Österreichischen Datenschutzbehörde.

Kontaktdaten:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40 – 42
1030 Wien

Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at und www.dsb.gv.at

6.2 Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Ihrem Widerruf.

6.3 Werden personenbezogene Daten zu Direktwerbezwecken verarbeitet, deren Verarbeitung nicht auf Ihrer Einwilligung beruht, besteht das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

6.4 Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie uns bitte an datenschutz.immo@oebb.at oder per Post an „ÖBB-Immobilienmanagement GmbH, Zentrale Recht, z.Hd. Datenschutzbeauftragte, Lassallestraße 5, 1020 Wien“. Wir werden Ihre Anfrage prüfen und entsprechend beantworten.

7. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

7.1 Wir können diese Datenschutzerklärung gelegentlich in Hinblick auf rechtliche, technische oder geschäftliche Entwicklungen aktualisieren. Wenn wir unsere Datenschutzerklärung aktualisieren, werden wir angemessene Maßnahmen treffen, um Sie je nach Wichtigkeit der vorgenommenen Änderungen zu informieren. Wir werden für jede wesentliche Änderung der Datenschutzerklärung, die wir vornehmen, Ihre Einwilligung einholen, wenn und soweit dies gemäß den einschlägigen Datenschutzgesetzen erforderlich ist. Das Datum der „letzten Aktualisierung“ finden Sie am Anfang dieser Datenschutzerklärung.